Aanzeggen in vijf stappen

Sinds 1 januari 2015 is elke werkgever verplicht om minimaal een (1) maand voor de einddatum van een tijdelijk arbeidscontract met een duur van zes maanden of langer, aan te zeggen.

Maar wat houdt dit precies in? En hoe zorgt u ervoor dat u de juiste stappen doorloopt bij het aanzeggen?

Stap 1: Controleer of er sprake is van een aanzegverplichting

De aanzegverplichting geldt alleen bij arbeidscontracten met een duur van zes maanden of langer. Dat wil zeggen dat er voor kortere arbeidscontracten geen aanzegverplichting geldt. Ook bij arbeidscontracten voor de duur van een project of ter vervanging van een zieke of zwangere werknemer geldt geen aanzegverplichting, tenminste als de einddatum niet als kalenderdatum gedefinieerd is.

Stap 2: Bepaal uw aanzegbeleid

Aanzeggen moet dus minimaal een (1) maand voor de einddatum van het contract plaatsvinden, maar mag ook (veel) eerder. Sommige werkgevers nemen een aanzegbepaling op in het arbeidscontract zelf. Op die manier hoeft er later geen aparte aanzegging meer plaats te vinden. Nadeel van deze methode kan zijn dat de werknemer zich al snel weer op de arbeidsmarkt zal oriënteren. U heeft immers in het arbeidscontract gemeld dat de arbeidsovereenkomst niet verlengd zal worden.

Stap 3: Vermeld bij verlenging van arbeidscontract ook de arbeidsvoorwaarden

Ook als u van plan bent om het tijdelijke contract te verlengen, moet u aanzeggen. In dat geval bent u zelfs verplicht om ook in de aanzegging te vermelding op basis van welke arbeidsvoorwaarden u de arbeidsovereenkomst wilt verlengen.

Stap 4: Zorg voor een deugdelijke vastlegging

U kunt ervoor kiezen om de aanzegging per e-mail te laten plaatsvinden. Het is dus niet noodzakelijk om per (aangetekende) post aan te zeggen. Houd er wel rekening mee dat de bewijslast ten aanzien van de vraag of er correct is aangezegd bij u als werkgever ligt.

Als u dus per e-mail aanzegt, vraag de werknemer dan om een schriftelijke (per e-mail) bevestiging dat hij de aanzegging in goede orde ontvangen heeft. Krijgt u deze bevestiging niet, zorg dan dat u als nog per aangetekende post aanzegt.

Stap 5: Houd rekening met de aanzegvergoeding

Als u niet of te laat aanzegt, bent u een aanzegvergoeding verschuldigd. Deze vergoeding is gelijk aan een (1) maandsalaris als u helemaal niet heeft aangezegd of een maandsalaris naar rato bij te late aanzegging.

De werknemer die aanspraak wil maken op een aanzegvergoeding moet deze vergoeding claimen binnen twee maanden na het einde van het dienstverband. Doet de werknemer dit niet, dan komt zijn aanspraak op een aanzegvergoeding automatisch te vervallen.  De aanzegvergoeding wordt fiscaal beschouwd als “loon uit vroegere dienstbetrekking”. Bij uitbetaling van een aanzegvergoeding zult u dus loonheffing moeten inhouden.

Tot slot: de aanzegvergoeding kunt u berekenen door het bruto uurloon van de werknemer te vermenigvuldigen met de arbeidsduur per maand. Als er sprake is van een wisselende arbeidsduur, dan moet u kijken naar het gemiddeld aantal gewerkte uren in de 12 maanden voorafgaand aan het einde van de arbeidsovereenkomst. Als de werknemer een deel van zijn loon in de vorm van provisie ontvangt, moet u de gemiddelde provisie ook meerekenen.

Looncomponenten als vakantietoeslag, overwerkvergoedingen, toeslagen, bonussen, winstuitkeringen en eindejaarsuitkeringen hoeft u bij het bepalen van de aanzegvergoeding niet mee te tellen.