Wat u als werkgever over payrolling moet weten (voordat u ermee aan de slag gaat)

Hoewel payrolling voor veel werkgevers nog steeds een populaire vorm van flexibilisering van arbeid is, zijn er een aantal ontwikkelingen waarvan u op de hoogte zou moeten zijn als u overweegt met een payrollbedrijf in zee te gaan.

Payrolling is een fenomeen dat zijn populariteit in de afgelopen jaren te danken heeft aan de wens van werkgevers om verlost te zijn van de als knellend ervaren juridische en administratieve verplichtingen rondom het werkgeverschap. Bij payrolling gaat het om de situatie dat u zelf een of meer werknemers werft, die vervolgens bij het payrollbedrijf in dienst treden om daarna langdurig en exclusief binnen uw organisatie werkzaam te zijn.

Het grote voordeel van payrolling zit hem erin dat u geen werkgever bent van de betreffende werknemers, maar het payrollbedrijf en dat dit bedrijf alle rompslomp van het werkgeverschap van u overneemt. Maar vakbonden, politiek en rechterlijke macht kijken zeer kritisch tegen dit fenomeen aan hetgeen tot uitdrukking komt in de volgende ontwikkelingen.

1.    Rechters prikken soms door payrollconstructie heen

In de afgelopen jaren zijn er verschillende rechtszaken gevoerd over de vraag wie er in het kader van een payrollconstructie als werkgever dient te worden aangemerkt, het payrollbedrijf of de inlener. Het antwoord op deze vraag wisselt van geval tot geval, maar kan er dus toe leiden dat een rechter concludeert dat u toch de formele werkgever bent, ondanks het bestaan van een schriftelijk arbeidscontract tussen het payroll bedrijf en de betreffende werknemer(s).

Zo kwam de kantonrechter in Almelo in maart vorig jaar tot de volgende overweging in een zaak rondom een payrollconstructie:

“De gekozen constructie lijkt dan ook geen enkel ander doel te hebben dan de werknemer, in dit geval [X], de bescherming die de wet hem ter zake van ontslag biedt, te omzeilen, althans te beperken. Onder die omstandigheden kan de schriftelijke arbeidsovereenkomst tussen [payrollbedrijf en [X] niet aan het tot stand komen van een schriftelijke (arbeids-) overeenkomst in de weg staan.”

In deze zaak kwam de kantonrechter tot het oordeel dat niet het payrollbedrijf, maar de inlener de “echte” werkgever was en werd deze werkgever ook veroordeelt tot betaling van het loon van de werknemer.

U kunt dit risico verkleinen door een aantal zaken goed en schriftelijk vast te leggen. Leg de betreffende medewerkers helder uit wat het betekent als zij via een payrollbedrijf in dienst genomen worden. Bespreek met het payrollbedrijf wie het financiële risico draagt in het onverhoopte geval een rechter door de payrollconstructie heenprikt en u als werkgever beschouwt. Leg ook deze afspraken schriftelijk goed vast. Bedenk daarbij overigens dat eventuele garanties van het payrollbedrijf uiteindelijk begrensd worden door de solvabiliteit van de onderneming.

2.    Payrollwerknemers krijgen dezelfde ontslagbescherming als gewone werknemers

Tot 1 januari 2015 konden payrollwerknemers vrij eenvoudig ontslagen worden. Als u richting het payrollbedrijf de payrollovereenkomst opzegde, kon het payrollbedrijf vervolgens een ontslagvergunning via het UWV Werkbedrijf aanvragen. Deze vergunning werd vrijwel altijd verleend omdat er voor het payrollbedrijf sprake was van een bedrijfseconomische reden. De situatie binnen uw organisatie werd buiten beschouwing gelaten.

Sinds 1 januari 2015 is zijn deze ontslagregels drastisch aangepast. Vanaf dat moment zal het UWV Werkbedrijf namelijk de omstandigheden bij de inlener (u dus) meewegen bij de beoordeling van de ontslagaanvraag van het payrollbedrijf.

Dit betekent dat het UWV Werkbedrijf als het ware door de payrollconstructie heenkijkt en beoordeelt of er binnen uw organisatie een bedrijfseconomische reden is en op de juiste manier is afgespiegeld. Het payrollbedrijf zal u dus vragen om allerhande (financiële) gegevens om vervolgens te proberen daarmee het UWV Werkbedrijf te overtuigen. U zou dan bijvoorbeeld ook verplicht kunnen worden om een compleet personeelsoverzicht aan het payrollbedrijf te verstrekken, ook ten aanzien van werknemers die op geen enkele manier aan het payrollbedrijf verbonden zijn.

Als u deze gegevens niet of niet-volledig aan het payrollbedrijf verstrekt, loopt deze het risico dat er geen ontslagvergunning wordt afgegeven en de loondoorbetalingsplicht richting de werknemer gewoon blijft doorlopen. Bedenk dus goed of u bereid bent om bij ontslagkwesties allerhande gegevens aan het payrollbedrijf aan te leveren en ga ook na of en hoe deze verplichting geregeld is in de overeenkomst tussen u en het payrollbedrijf.

Tot slot: deze nieuwe ontslagregels kunnen dus tot gevolg hebben dat het UWV Werkbedrijf op basis van het afspiegelingsbeginsel van mening is dat niet een payrollmedewerker, maar een van uw “eigen” medewerkers ontslagen moet worden.

Deze nieuwe regels gelden voorlopig alleen voor arbeidsovereenkomsten tussen payrollbedrijven en werknemers die zijn ingegaan op of na 1 januari 2015. Vanaf 1 juli 2015 zullen deze regels echter gaan gelden voor alle payrollovereenkomsten.

3.    U mag na bedrijfseconomisch ontslag 26 weken geen nieuwe werknemer aanstellen

Als het UWV Werkbedrijf besluit om naar aanleiding van een ontslagaanvraag van het payrollbedrijf een ontslagvergunning te verlenen, dan wordt daaraan de voorwaarde verbonden dat u 26 weken na bekendmaking van die ontslagvergunning geen werknemer zult aannemen voor het vervullen van dezelfde werkzaamheden.

Als het werk binnen 26 weken weer aantrekt, zal eerst de payrollwerknemer die ontslagen is benaderd moeten worden.

Bovenstaande ontwikkelingen laten zien dat de payrollconstructie met name door nieuwe regelgeving aan flexibiliteit inboet. Doordat de payrollwerknemer op het gebied van ontslagbescherming gelijk geschakeld wordt met een normale werknemer, komen de voordelen van payrolling als het gaat om ontslag, te vervallen. Dat wil niet zeggen dat payrolling daarmee niet het overwegen waard kan zijn.

Als u vooral verlost wilt zijn van de nodige administratieve en financiële rompslomp, dan kan payrolling nog steeds een aantrekkelijk alternatief zijn. Maar bedenk dus goed welke argumenten voor uw organisatie doorslaggevend zijn alvorens tot payrolling over te gaan. Tot slot: laat de overeenkomst die u met het payrollbedrijf aangaat goed controleren zodat er geen onduidelijkheid is over bepaalde risico’s en/of verplichtingen.