Hoe werkt het afspiegelingsbeginsel?

Het afspiegelingsbeginsel is een wettelijke verplicht voorgeschreven selectiemethode die elke werkgever bij bedrijfseconomisch ontslag moet toepassen.

Er moet worden afgespiegeld per bedrijfsvestiging en per categorie uitwisselbare functies. Alleen in bijzondere situaties mag een werkgever afwijken van het afspiegelingsbeginsel.

Volgens de officiële definitie gaat het bij uitwisselbare functies om functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. Kort door de bocht: het moet dus gaan om min of meer dezelfde functies.

Voorbeeld

Binnen een commerciële organisatie zijn twee soorten accountmanagers werkzaam: accountmanagers buitendienst en accountmanagers binnendienst. Hoewel klantcontact voor beide functies een essentieel onderdeel is van de functiebeschrijving ligt het toch voor de hand dat hier geen sprake is van een uitwisselbare functie. Van een accountmanager binnendienst worden in de regel andere vaardigheden en competenties verwacht dan van een accountmanager buitendienst. Ook is het goed denkbaar dat er sprake is van een verschil in beloning.

Een werkgever zou dus op grond van bedrijfseconomische omstandigheden kunnen besluiten om de afdeling accountmanagers binnendienst in te krimpen. Er zal dan alleen over deze categorie afgespiegeld hoeven te worden. De afdeling accountmanagers buitendienst blijft dan buiten beschouwing.

Let op!

Het gaat bij afspiegelen om de vraag of bepaalde functies uitwisselbaar zijn, niet of medewerkers uitwisselbaar zijn. In het bovenstaande voorbeeld van de accountmanagers is het niet van belang of er wellicht een accountmanager binnendienst is die op basis van zijn persoonlijke competenties ook goed in staat is om als accountmanager buitendienst aan de slag te gaan. Het UWV kijkt alleen naar de vraag of de functies als zodanig als uitwisselbaar zijn te beschouwen.

Afspiegelen: hoe werkt het?

De basis van het afspiegelingsbeginsel is simpel. De werkgever moet alle werknemers die werkzaam zijn in een categorie uitwisselbare functies over vijf wettelijk vastgelegde leeftijdsgroepen verdelen. Vervolgens moeten de ontslagen naar gelang het percentage werknemers in de betreffende leeftijdsgroep over alle leeftijdsgroepen verdeeld worden, zodanig dat de leeftijdsopbouw vóór en na het ontslag zoveel mogelijk gelijk blijft. Binnen elke leeftijdsgroep moet dan de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag worden voorgedragen.

De 5 leeftijdsgroepen zijn:

• werknemers van 15 tot 25 jaar
• werknemers van 25 tot 35 jaar
• werknemers van 35 tot 45 jaar
• werknemers van 45 tot 55 jaar
• werknemers vanaf 55 jaar tot aan de AOW-gerechtigde leeftijd

Voorbeeld

Winkelketen D&V moet reorganiseren. In het filiaal in Utrecht zijn 25 verkopers (man/vrouw) werkzaam. Er komen 10 van de 25 arbeidsplaatsen te vervallen (= 40% krimp). De 25 verkopers zijn als volgt over de leeftijdsgroepen te verdelen:

15 – 25 jaar	25 – 35 jaar	35 – 45 jaar	45 – 55 jaar	55 jaar tot AOW gerechtigde leeftijd
5 werknemers	6 werknemers	8 werknemers	6 werknemers	0 werknemers

Voor de andere leeftijdsgroepen levert deze berekening een krimp op van 2 werknemers (25 – 35 jaar), 3 werknemers (35 – 45 jaar) en 2 werknemers (45 – 55 jaar). In totaal kunnen op basis van deze berekening zonder nadere afrondingsregels 10 werknemers voor ontslag worden voorgedragen.Voor de leeftijdscategorie 15 – 25 jaar levert deze berekening een uitkomst op van 40% x 5 werknemers = 2 werknemers. Dit houdt dus in dat uit deze leeftijdscategorie 2 werknemers voor ontslag moeten worden voorgedragen en wel de werknemers met de kortste dienstverbanden uit deze leeftijdscategorie. Om te bepalen hoeveel werknemers er uit elke leeftijdscategorie ontslagen moeten worden, vermenigvuldigt u het percentage van de gewenste krimp (40%) met het aantal werknemers in elke leeftijdscategorie. Vervolgens moet u kijken of de krimp gerealiseerd kan worden op basis van de uitkomst van deze berekening kijkend naar de getallen voor de komma, dus:

Voor de leeftijdscategorie 15 – 25 jaar levert deze berekening een uitkomst op van 40% x 5 werknemers = 2 werknemers. Dit houdt dus in dat uit deze leeftijdscategorie 2 werknemers voor ontslag moeten worden voorgedragen en wel de werknemers met de kortste dienstverbanden uit deze leeftijdscategorie. Voor de andere leeftijdsgroepen levert deze berekening een krimp op van 2 werknemers (25 – 35 jaar), 3 werknemers (35 – 45 jaar) en 2 werknemers (45 – 55 jaar). In totaal kunnen op basis van deze berekening zonder nadere afrondingsregels 10 werknemers voor ontslag worden voorgedragen.

Ontslagvolgorde en afspiegeling

Los van de afspiegeling geldt de hoofdregel dat werknemers met een dienstverband voor onbepaalde tijd recht hebben op een betere ontslagbescherming dan werknemers met een flexibel dienstverband. Daarom heeft het UWV ook nog een ontslagvolgorde opgesteld die voorafgaand aan het daadwerkelijk afspiegelen een belangrijke rol speelt. De ontslagvolgorde kent vier groepen waarbij groep 1 de zwakste en groep 4 de sterkste rechten heeft:

Groep 1.
In deze groep zitten de flexibele werknemers. Het gaat dan bijvoorbeeld om uitzendkrachten, ingeleende of gedetacheerde werknemers en oproepkrachten.

Groep 2.
In deze groep zitten de werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat afloopt binnen 26 weken na het indienen van de ontslagaanvraag.

Groep 3.
Dit zijn de werknemers die al AOW-gerechtigd zijn, maar nog steeds binnen de organisatie werkzaam zijn.

Groep 4.
Hierin zitten de werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat pas afloopt na 26 weken na het indienen van de ontslagaanvraag én de werknemers met een arbeidscontract voor onbepaalde tijd.

Als er binnen de onderneming van de werkgever dus arbeidsplaatsen vervallen, dan moet bovenstaande rangorde gevolgd worden bij het bepalen van de werknemers die ontslagen moeten worden. Er komen pas werknemers uit een volgende groep voor ontslag in aanmerking als de personeelsinkrimping niet (volledig) gerealiseerd kan worden door afscheid te nemen van werknemers in de voorgaande groep. Uiteraard gaat het dan wel steeds om werknemers die werkzaam zijn in een categorie uitwisselbare functies.

Voorbeeld

Een middelgroot accountantskantoor moet noodgedwongen reorganiseren binnen het secretariaat. Op het moment van reorganiseren zijn er 2 secretaresses als uitzendkracht binnen het accountantskantoor werkzaam. Ook worden er 2 receptionistes via een uitzendbureau ingehuurd. Daarnaast zijn er 3 secretaresses werkzaam op basis van een tijdelijke arbeidsovereenkomst die binnen 26 weken eindigt. Er is ook nog 1 secretaresse die de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Tot slot zijn er nog 8 secretaresses werkzaam op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Als er in het kader van deze reorganisatie 7 secretaresses voor ontslag moeten worden voorgedragen, dan moet de werkgever als volgt te werk gaan:

• de 2 secretaresses die als uitzendkracht werkzaam zijn, kunnen niet langer ingehuurd worden (groep 1), de 2 receptionistes kunnen in principe wel gewoon als uitzendkracht werkzaam blijven (want niet uitwisselbaar),
• de 3 secretaresses met een tijdelijk arbeidscontract dat binnen 26 weken afloopt, moet meegedeeld worden dat hun tijdelijke contract niet verlengd zal worden,
• de secretaresse die de AOW-gerechtigde leeftijd al heeft bereikt, moet voor ontslag worden voorgedragen,
• op basis van het afspiegelingsbeginsel moet er tot slot nog 1 secretaresse voor ontslag worden voorgedragen uit de groep secretaresses met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Onze arbeidsrechtspecialisten weten alles over het afspiegelingsbeginsel en hoe dit beginsel moet worden toegepast. Neem gerust eens vrijblijvend contact met ons op als u vragen heeft over de werking van het afspiegelingsbeginsel in uw specifieke situatie.