Welke kosten mag een werkgever op de transitievergoeding in mindering brengen?
Op de transitievergoeding mogen door de werkgever soms een aantal kosten in mindering worden gebracht. Het gaat hier om twee soorten kosten: transitiekosten en inzetbaarheidskosten.
Transitiekosten
Transitiekosten zijn kosten van maatregelen die gericht zijn op het voorkomen van werkloosheid of het bekorten van de periode van werkloosheid van de werknemer. Kortom, de werkgever maakt deze kosten met het oog op de transitie van de werknemer naar een andere werkgever. Voorbeelden hiervan zijn scholing, outplacement en het hanteren van een langere opzegtermijn om de werknemer te helpen vanuit een lopend dienstverband naar een andere baan te solliciteren.
Inzetbaarheidskosten
Inzetbaarheidskosten zijn kosten die verband houden met het bevorderen van de bredere inzetbaarheid van de werknemer tijdens de arbeidsovereenkomst. Bij deze categorie gaat het om kosten die al eerder (voordat er sprake was van een ontslagdreiging) zijn gemaakt en die erop gericht zijn om de werknemer breder inzetbaar te maken op de arbeidsmarkt. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een opleiding die geen betrekking heeft op de functie van de werknemer, maar die juist kan bijdragen aan een betere arbeidsmarktpositie van de werknemer in het algemeen.
Het mag dan weer niet om scholingskosten gaan die in directe relatie staan tot de functie die de werknemer vervult. Een werkgever is namelijk verplicht om ervoor te zorgen dat zijn personeel voldoende geschoold wordt om de eigen functie naar behoren te kunnen vervullen.
Voorwaarden voor het in mindering brengen van transitie- en inzetbaarheidskosten
Een werkgever moet wel aan een flink aantal voorwaarden voldoen om transitie- of inzetbaarheidskosten in mindering te kunnen brengen op een verschuldigde transitievergoeding:
- De kosten moeten op voorhand en schriftelijk aan de werknemer zijn meegedeeld voordat de kosten zijn gemaakt.
- De werknemer moet er op voorhand schriftelijk mee hebben ingestemd dat deze kosten in mindering worden gebracht op zijn transitievergoeding. Hierop geldt een uitzondering als het gaat om transitie- of inzetbaarheidskosten die een werkgever op grond van een cao verplicht is te maken.
- De kosten moeten specifiek gemaakt zijn ten behoeve van de werknemer aan wie een transitievergoeding verschuldigd is. Als er bijvoorbeeld sprake is van een situatie van opvolgend werkgeverschap, dan mag u eventueel door de vorige werkgever gemaakte inzetbaarheidskosten niet aftrekken van de door u te betalen transitievergoeding.
- Het mag niet gaan om loonkosten.
- De kosten moeten proportioneel zijn. De kosten mogen niet buitensporig hoog zijn en moeten in een redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor ze zijn gemaakt.
- Het moet gaan om kosten die gemaakt zijn of worden tijdens of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend.
- De kosten mogen niet verhaald kunnen worden op een derde of de werknemer. Bij dit laatste geval moet bijvoorbeeld gedacht worden aan een studiekostenbeding. Op basis van een dergelijk beding kan de werkgever onder bepaalde voorwaarden studiekosten op de werknemer verhalen. Maar er kan dan geen verrekening plaatsvinden met de transitievergoeding.
Specifiek voor inzetbaarheidskosten gelden dan nog twee aanvullende voorwaarden:
- Het moet gaan om activiteiten die bijdragen aan de inzetbaarheid van de werknemer buiten de organisatie. Er mag dus geen directe relatie zijn met de huidige functie van de werknemer. Bovendien: als de werknemer later alsnog een functie gaat vervullen waarbij hij de verworven kennis en vaardigheden kan inzetten, kunnen de kosten niet meer in mindering worden gebracht op een transitievergoeding.
- De kosten moeten in principe gemaakt zijn in de periode van vijf jaar voorafgaand aan de ontslagdatum. Werkgever en werknemer mogen overigens schriftelijk van deze periode afwijken.
Beroepsopleidingen
Voor een aantal beroepsopleidingen geldt nog een bijzondere regeling. Het gaat dan om een BBL-opleiding, een zogenaamde duale opleiding of om een opleiding die alleen gevolgd kan worden als een arbeidsovereenkomst is aangegaan (denk bijvoorbeeld aan de arbeidsovereenkomst van een advocaat-stagiaire). Voor deze beroepsopleidingen gelden de volgende extra voorwaarden:
- De opleidingskosten mogen alleen in mindering worden gebracht op een eventuele transitievergoeding als de arbeidsovereenkomst na afronding van de opleiding (binnen zes maanden) niet wordt voortgezet.
- De opleidingskosten kunnen alleen in mindering worden gebracht op het deel van de transitievergoeding dat is opgebouwd in de periode waarin de opleiding werd gevolgd.
- Bij deze kosten is het niet nodig dat de kosten gespecificeerd en schriftelijk aan de werknemer zijn meegedeeld en evenmin hoeft de werknemer te hebben ingestemd met het in mindering brengen van de kosten op de transitievergoeding.
Transitievergoeding voor de werkgever met financiële problemen
De transitievergoeding is niet verschuldigd als de werkgever in staat van faillissement is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend.
Als hiervan geen sprake is, maar betaling van de transitievergoeding zou wel leiden tot “onaanvaardbare gevolgen voor de bedrijfsvoering”, dan kan de transitievergoeding in termijnen worden betaald verspreid over een periode van maximaal zes maanden. De werkgever is dan wel de wettelijke rente verschuldigd over deze termijnen.
Daarnaast geldt er nog een bijzondere regeling voor de kleine werkgever (in de tweede helft van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar van ontslag mogen maximaal gemiddeld 24 werknemers in dienst zijn, oftewel minder dan 25 werknemers) die een bedrijfseconomische ontslagaanvraag indient op basis van een slechte financiële situatie. Onder zeer strikte voorwaarden hoeft deze werkgever bij het berekenen van de transitievergoeding alleen uit te gaan van dienstjaren vanaf 1 mei 2013.
De voorwaarden om voor deze regeling in aanmerking te komen zijn echter zo strikt dat weinig werkgevers hierop een beroep kunnen doen. Het gaat om de volgende cumulatieve voorwaarden:
- de werkgever moet over de afgelopen drie boekjaren gemiddeld genomen verlies geleden hebben, en
- een negatief eigen vermogen hebben, en
- een slechte liquiditeitspositie hebben (current ratio kleiner dan 1)
Rekentool transitievergoeding
Als u wilt weten hoe hoog de transitievergoeding is in een specifieke situatie, kunt u kosteloos gebruik maken van onze rekentool transitievergoeding. Als u specifieke vragen heeft over de verschuldigdheid van de transitievergoeding in een bepaalde situatie, neemt u dan gerust contact op met een van onze arbeidsrechtadvocaten.