Wat moet er in een vaststellingsovereenkomst staan?

De inhoud van een vaststellingsovereenkomst is vormvrij, dat wil zeggen dat beide partijen zelf kunnen bepalen welke voorwaarden zij opnemen in de overeenkomst.

In de praktijk zijn er een aantal bepalingen die vrijwel altijd of regelmatig in een beëindigingsovereenkomst of vaststellingsovereenkomst terugkomen. De meest gehanteerde voorwaarden staan beschreven in onderstaande checklist. Let op: deze voorwaarden zijn niet altijd wenselijk of noodzakelijk, maar komen in de regel vaak voor in vaststellingsovereenkomsten.

Overwegingen

Meestal wordt in de overwegingen van de beëindigingsovereenkomst opgenomen dat er sprake is van een “verschil van inzicht over de uit te voeren werkzaamheden” of van het “vervallen van de functie wegens een reorganisatie”. Het ligt uiteraard voor de hand dat een overweging wordt gekozen die zoveel mogelijk aansluit bij de feitelijke situatie. Met het oog op het zoveel mogelijk veiligstellen van de WW-aanspraken van de werknemer wordt in de overwegingen meestal vermeld dat het initiatief van de beëindiging is uitgegaan van de werkgever en dat de werknemer van deze beëindiging geen verwijt valt te maken. Vermeld in deze overwegingen ook of de werknemer bij de totstandkoming van de overeenkomst juridisch geadviseerd is en zo ja, door wie.

Beëindiging van dienstverband

Er staat concreet beschreven op welke datum de arbeidsovereenkomst zal eindigen. De werknemer zal in de regel aandringen op een datum die aansluit op de vermoedelijke ingangsdatum van zijn WW-uitkering. In dat geval zal dus rekening gehouden moeten worden met de voor de werkgever geldende opzegtermijn.

Vrijstelling van werkzaamheden

In de vaststellingsovereenkomst staat beschreven of de werknemer vanaf een bepaalde datum wel of niet wordt vrijgesteld van werkzaamheden. Met andere woorden: is het de bedoeling dat de werknemer zijn werkzaamheden tot aan de ontslagdatum blijft voortzetten of niet? Als een lange periode van vrijstelling wordt afgesproken, is het niet ongebruikelijk dat de werkgever in ruil hiervoor verlangt dat er geen of slechts een deel van het vakantiedagensaldo bij de eindafrekening wordt uitgekeerd.

Ontslagvergoeding

Wordt er wel of geen ontslagvergoeding betaald? Zo ja, dan dient de exacte hoogte van de vergoeding (bruto) vermeld te worden en zal in de regel aangegeven worden dat de werkgever op deze vergoeding de verschuldigde fiscale inhoudingen zal verrichten. Beschrijf ook wanneer de vergoeding (uiterlijk) uitbetaald zal worden.

Eindafrekening

In de basis gaat het hier om uitbetaling van de vakantietoeslag naar rato en de opgebouwde, maar niet-genoten vakantiedagen. Beschrijf concreet welke elementen onderdeel uitmaken van de eindafrekening. Zijn er bijvoorbeeld nog bonussen die wel of juist niet uitgekeerd worden? Heeft de werknemer nog recht op een eindejaarsuitkering of een dertiende maand naar rato? Hoe zit het met het vergoeden van door de werknemer reeds gemaakte onkosten? Wat gebeurt er met een eventuele boete vanwege de voortijdige beëindiging van de leaseovereenkomst? Parkeerboetes en snelheidsovertredingen? Excessieve brandstofkosten?

Uitzicht op dienstbetrekking elders

Sommige werkgevers nemen in de vaststellingsovereenkomst een bepaling op waarmee de werknemer verklaart op het moment van het ondertekenen van de beëindigingsovereenkomst geen concreet uitzicht te hebben op een dienstverband bij een andere werkgever. Als achteraf zou blijken dat de werknemer gelogen heeft over deze verklaring, kan de werkgever mogelijk (een deel van) de betaalde ontslagvergoeding terugvorderen.

Opties en/of aandelen

Is er een bepaling die verwijst naar een eventueel optie- of aandelenprogramma/reglement en is duidelijk tot welk moment de werknemer het recht heeft om zijn opties of aandelen te verzilveren? Als optierechten of aandelen per de ontslagdatum komen te vervallen is het verstandig dit ook expliciet in de beëindigingsovereenkomst op te nemen.

Pensioen

In de standaardsituatie wordt in de beëindigingsovereenkomst beschreven dat de opbouw van pensioenaanspraken eindigt op de dag waarop ook de arbeidsovereenkomst eindigt. Verder is het gebruikelijk om aan te geven dat de werkgever conform de contractuele en wettelijke verplichtingen tot afwikkeling van de pensioenregeling zal overgaan.

Inleveren bedrijfseigendommen

Vaak staat concreet beschreven welke bedrijfseigendommen de werknemer nog dient in te leveren en per wanneer. Denk hierbij niet alleen aan een eventuele leaseauto, mobiele telefoon en laptop, maar ook aan zaken als sleutels, toegangspassen, creditcards, documenten, mappen etc.

Concurrentie- en relatiebeding

Als er sprake is van een concurrentie- en/of relatiebeding, is het verstandig dat er een concrete bepaling in de vaststellingsovereenkomst wordt opgenomen die aangeeft of deze bedingen komen te vervallen, enigszins gematigd worden of onverkort blijven gelden.

Studiekosten en/of leningen

Staan er nog (studie)schulden open en zo ja, moet de werknemer deze schulden terugbetalen? Een bepaling die aangeeft welke schulden het betreft, wat de restschuld is en wanneer en in welke termijnen deze schulden door de werknemer moeten worden terugbetaald is dan niet ongebruikelijk.

Vergoeding voor kosten van rechtsbijstand

Een werkgever is vaak bereid om (een deel van) de door de werknemer gemaakte juridische kosten te vergoeden. In dat geval zal in de vaststellingsovereenkomst beschreven staan tot welk maximum deze vergoeding strekt en hoe deze kosten bij de werkgever in rekening dienen te worden gebracht. Een werkgever dient er rekening mee te houden dat de verschuldigde omzetbelasting van de declaratie van de advocaat of juridisch adviseur van de werknemer bij de belastingdienst niet teruggevorderd kan worden.

Getuigschrift en referenties

Meestal bedingt de werknemer dat hij een positief getuigschrift ontvangt. Ook kan in de beëindigingsovereenkomst opgenomen worden wie het (concept)getuigschrift opstelt. Worden er zonodig (positieve) referenties afgegeven en wie is hiervoor de contactpersoon?

Geheimhouding en communicatie

Een geheimhoudingsbeding waarin afgesproken wordt dat beide partijen aan derden geen mededelingen doen over de inhoud van de beëindigingsovereenkomst is vrijwel standaard. Verder kunnen er aanvullende afspraken worden gemaakt over de communicatie met betrekking tot het vertrek van de werknemer, zowel intern (de eigen organisatie) als extern (klanten, leveranciers).

Bedenktermijn

Er moet in de beëindigingsovereenkomst een bepaling worden opgenomen waarin de werknemer gewezen wordt op zijn wettelijke recht om de beëindigingsovereenkomst binnen veertien dagen schriftelijk en zonder opgaaf van redenen te ontbinden. Als de werkgever deze bedenktermijn niet expliciet in de beëindigingsovereenkomst opneemt, dan wordt de bedenktermijn van de werknemer automatisch met een week verlengd tot drie weken.

Finale kwijting

Een goed geformuleerde finale kwijtingsclausule is belangrijk om duidelijk te maken dat beide partijen niets meer van elkaar te vorderen hebben als zij de afspraken uit de beëindigingsovereenkomst zijn nagekomen. De finale kwijtingsclausule moet ervoor zorgen dat het ontslagdossier ook definitief gesloten kan worden na het ondertekenen en uitvoeren van de beëindigingsovereenkomst (behalve als de werknemer zich binnen veertien dagen bedenkt).

Ondertekening

De beëindigingsovereenkomst wordt afgesloten met een handtekening van beide partijen voorzien van een datum. Het is verstandig om de andere pagina’s van de beëindigingsovereenkomst door beide partijen te laten voorzien van een paraaf.