Leg voorschriften en instructies schriftelijk vast!
Als een werkgever gebruik wil maken van zijn wettelijke instructierecht en bepaalde voorschriften of verboden wil uitvaardigen hoeft dit volgens de wet niet per se schriftelijk te gebeuren.
Uiteraard is het werkgevers wel aan te raden om werkinstructies, huis- of gedragsregels wel degelijk op papier te zetten.
Bewijsproblemen
Om een werknemer aan te kunnen spreken op gedrag in strijd met gegeven werkinstructies of huisregels, moet je als werkgever kunnen aantonen dat de werknemer op de hoogte was van deze regels (juristen spreken dan van het zogenaamde ‘kenbaarheidsvereiste’). Het schriftelijk vastleggen van bepaalde instructies kan een werkgever dus in de eerste plaats bewijsproblemen voorkomen.
Door bepaalde huisregels of instructies schriftelijk vast te leggen maakt de werkgever bovendien duidelijk dat hij het ook echt belangrijk vindt dat werknemers zich op een bepaalde manier gedragen (of bepaalde gedragingen juist achterwege laten). En als het bijvoorbeeld gaat om zaken als misbruik van e-mail en internet op de werkplek zal een rechter het ontbreken van een concreet internetprotocol zwaar laten wegen bij een eventueel ontslagverzoek.
Rechtspraak
Een manager bij een groenteveiling wordt geconfronteerd met het feit dat hij doorgedraaide groenten (twee kilo rode pepers en drie courgettes) mee naar huis heeft willen nemen terwijl dit, volgens de werkgever, niet was toegestaan. De werkgever dient bij de kantonrechter een ontslagverzoek in.
Volgens de werkgever was het verbod op het meenemen van doorgedraaide groenten in een managementoverleg besproken en zou de werknemer hierover ook een memo ontvangen hebben. De werknemer betwist dat hij bij het managementoverleg aanwezig was en ook de memo kent hij niet. De rechter wijst het ontslagverzoek van de werkgever af en oordeelt onder meer:
‘Als werkgeefster naleving van een nieuwe regel zo belangrijk vindt dat een betrekkelijk geringe overtreding als het meenemen van drie courgettes en rode pepers tot ontslag leidt, dient zij deze regel en de gevolgen van overtreding ervan zeer duidelijk te maken.’
Bron: Rechtbank Rotterdam 27 juli 1999, JAR 1999/222
Tip!
Bestel het boekje “Arbeidsvoorwaarden (eenzijdig) wijzigen”. In dit zeer praktische boekje wordt stap voor stap uitgelegd hoe je als werkgever of HR-professional bepaalde arbeidsvoorwaarden (eenzijdig) kunt wijzigen. Voor meer informatie of direct bestellen klik hier.